La digitalización del sector escolar tuvo un comienzo impetuoso, provocado por la emergencia ante el confinamiento por la pandemia de covid-19; sin embargo, ahora se han identificado una serie de necesidades y oportunidades que pueden resolverse con herramientas tecnológicas.
Para lograr la transformación digital en las escuelas existen dos elementos trascendentales que deben considerarse, los académicos y los administrativos, ya que serán la base para generar una estrategia que establezca objetivos claros para adquirir determinadas tecnológicas.
En el aspecto académico, destaca tanto la posibilidad de ofrecer a sus alumnos sistemas híbridos de aprendizaje, donde se puedan registrar sus avances en clases presenciales y virtuales, como una plataforma amigable para que los maestros puedan generar y presentar su contenido.
En el aspecto administrativo, la automatización de procesos será crucial para eliminar o agilizar los trámites y para salvaguardar de manera segura los datos de los alumnos. Hoy nos enfocaremos en esta parte.
¿Qué son los expedientes electrónicos?
Por su naturaleza, los centros educativos suelen almacenar una serie de documentos que acreditan la identidad de administradores, profesores y alumnos, así como los movimientos referentes a su situación laboral, académica o escolar. Cada registro o nuevo documento se encuentra en un expediente que de forma tradicional era de papel, pero con la digitalización de estos archivos se ha dado lugar a los expedientes electrónicos.
Un aspecto clave para el cumplimiento legal y la reputación de cualquier centro educativo es el manejo seguro y ético de la información personal, sobre todo si son datos de menores de edad.
Dado lo anterior, actualmente existe tecnología diseñada para robustecer la seguridad de los expedientes electrónicos y esto es mediante la creación de la identidad digital de las personas a través del procesamiento de sus datos biométricos como son la huella digital, iris, la voz o el rostro, con el objetivo de asociarlos a la información de documentos oficiales y crear expedientes más completos.
¿Cuáles son las ventajas de un expediente escolar digital?
Los expedientes escolares digitales sirven para validar de forma segura la identidad de los alumnos y permiten tener bajo buen resguardo el acceso a ella; mientras que los usuarios identificados pueden realizar trámites relacionados con cualquier asunto escolar de forma ágil y con la certeza de que nadie usurpó su identidad.
Otros de los beneficios de un expediente escolar digital son que evita el extravío de documentos y otorga mayor seguridad en el manejo de los datos personales o información académica de los estudiantes, mediante un acceso seguro y desde cualquier lugar para revisar cada movimiento registrado en su expediente escolar.
Además, la tecnología biométrica disponible actualmente tiene la característica de ser de fácil integración al flujo de negocios y/o aplicaciones de gobierno, dado que es compatible con múltiples sistemas operativos, bases de datos, software de desarrollo y sistemas de negocios.
Los sistemas biométricos tienen la ventaja de ser personalizables, de manera que puedan ajustarse a las necesidades de cada institución. Por ejemplo, es posible digitalizar, además, los documentos oficiales, aquellos que contienen información académica, antecedentes médicos, entre otros.
¿Cómo se elabora un expediente escolar digital?
Se realizan mediante la utilización de una herramienta tecnológica para la integración de una base de datos de las entidades digitales de los alumnos, que a su vez contiene sus datos personales:
- Identidad atribuida: atributos adquiridos en el nacimiento, por ejemplo, nombre, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento.
- Identidad biográfica: atributos o documentos adquiridos a través del tiempo, como certificados escolares, identificación o pasaporte.
- Identidad biométrica: atributos físicos únicos de la persona, que permanecen inalterables o con pocos cambios desde el momento del nacimiento hasta la muerte. Por ejemplo, huellas dactilares, el iris y características del rostro.
La gestión de identidades digitales únicas tiene implicaciones legales, por lo que demandan herramientas de ciberseguridad en las escuelas. Por ello, es necesario que los centros educativos se acerquen a empresas especializadas, como Biometría Aplicada, para que no sólo adquieran la tecnología, sino también reciban una asesoría integral sobre cómo utilizarla.
¿Qué es la seguridad de datos personales?
De acuerdo con el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), por datos personales se entiende cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable. De modo que la seguridad de dicha información se basa en la preservación de su:
Confidencialidad, para que no sea puesta a disposición o revelada a personas, entidades o procesos no autorizados.
Integridad, es decir, salvaguardar la exactitud y completitud de los archivos.
Disponibilidad, para ser accesible y utilizable cuando es requerida por personas, entidades o procesos autorizados.
Dicho de otro modo, la seguridad de los datos tiene que ver con el hecho de proteger la integridad de los archivos que contienen la información personal o sensible de las personas; así como negar el acceso a entes no autorizados y al mismo tiempo, garantizar su acceso sencillo a los titulares o dueños de dicha información.
La seguridad de un sistema biométrico radica en que es capaz de realizar una comparación de los datos biométricos previamente capturados con los datos que proporciona la persona al momento de buscar acceso a un sistema, base de datos personales o información académica, para garantizar la autenticación más estricta de su identidad y que no exista la manera de engañar al sistema.
En conclusión, la digitalización de las escuelas es un proceso que engloba una serie de aspectos, donde la integración de expedientes digitales escolares requiere un manejo profesional. Si te has decidido a iniciar la digitalización de tu institución educativa, busca orientación profesional con expertos.
