La digitalización, un cambio inminente en almacenamiento y resguardo de información

La tecnología nos ha permitido deshacernos de los archivos físicos y cada vez es más común que la información que administran las empresas y con la que realizan sus operaciones de manera cotidiana se encuentre almacenada en forma digital. Ya sea que contemos con dispositivos de almacenamiento físico, como discos duros, o en la nube, lo que es evidente es que los tiempos del papel y los archiveros han quedado en el pasado.

El almacenamiento digital de la información supone una combinación ideal entre practicidad y eficiencia. Por una parte, los archivos son mucho más accesibles, más claros y no ocupan espacio físico; por otra, se encuentran disponibles en todo momento y hacen de las operaciones administrativas una tarea mucho más sencilla de realizar.

La conveniencia de la digitalización es indiscutible, pero también es una realidad que implica nuevos riesgos que deben ser administrados, porque también puede ser la puerta de entrada para un delito digital. De acuerdo con un reporte publicado por la consultora PWC en 2020, al menos el 55% de las empresas consultadas fueron víctimas de alguna forma de ataque cibernético, y esta tendencia se mantendrá en los próximos años.

Por los motivos anteriores, es claro que la seguridad en almacenamiento, divulgación y control de la información debe de ser una de las prioridades de las empresas hoy en día, y hay que estar preparado para administrar de modo más seguro la información al interior de tu organización.

Limita el acceso a tu información

La información de una empresa es de naturaleza muy sensible. En los datos administrativos, por ejemplo, se encuentra todo lo relacionado a los colaboradores, los centros de trabajo, las cuentas de la compañía, todo tipo de documentos fiscales y financieros, entre otros datos sensibles. Por este motivo, es de vital importancia restringir el acceso sólo a personas de confianza.

No olvidemos además el tema de la rotación del personal. A lo largo de la historia de una compañía pasan por sus filas muchas personas, por ello se deben implementar restricciones para que los colaboradores sólo puedan acceder a la información que necesitan para realizar su labor y depurar de manera periódica los permisos para prevenir filtraciones.

Aunque parezca un consejo básico de seguridad, es frecuente que dentro de las corporaciones se dejen abiertos puertos de acceso como correos, cuentas de administrador a sitios web, contraseñas a redes sociales, entre otros, a exempleados. Si la relación laboral con esas personas no acabó en los mejores términos, pueden bloquear los accesos a información estratégica o, peor aún, la pueden vender a la competencia y dejar a la empresa vulnerable a ataques y hackeos.

Una buena opción de para restringir el acceso a información sensible, puede ser por el uso de biométricos y de esta forma se concede el acceso a personas que únicamente tengan un registro de algún biométrico como: Huella dactilar, reconocimiento facial o reconocimiento de iris.

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Implementa tecnologías biométricas

La implementación de sistemas de reconocimiento biométrico es comúnmente aceptada como uno de los mecanismos de seguridad más eficientes en la actualidad. Está tan demostrada su efectividad, que hoy es uno de los mecanismos de seguridad obligatorio para combatir el robo de identidad, y también podemos ver su uso para desbloquear tabletas, smartphones, computadoras personales, cerraduras digitales, entre otros dispositivos.

Aunque parezca casi de película, la realidad es que hoy en día los sistemas biométricos pueden ser usados como mecanismos de acceso a determinada información. La conveniencia es una de las mayores ventajas, ya que en vez de utilizar contraseñas o patrones que pueden fácilmente olvidados o hackeados, basta con algún rasgo intrínseco de las personas para poder saber quién accedió a la información, cuándo y qué hizo con ésta.

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No todo tiene que estar en línea

Aunque cada vez más es la opción más conveniente, la realidad es que no toda la información que se genera en una empresa debe estar almacenada en Internet. Esto dependerá del giro de cada organización, pero aquellos datos que simplemente no aportan al funcionamiento general pueden quedar fuera de los registros, como son conversaciones personales entre colaboradores.

Por ello es trascendental contar con una política que permita diferenciar entre la información personal de la corporativa y guardar discreción sobre la manera, la ubicación y las cosas que publicamos.

VPNs

Una red virtual privada para tu empresa, o VPN por sus siglas en inglés, es un mecanismo efectivo y seguro para cuidar tu información. Los proveedores de red, tanto en soportes físicos como a través de datos, tienen acceso a todo lo que haces en línea. En el caso de las empresas, pueden tener acceso a cuentas de correo y plataformas desde las que pudieran almacenar y realizar tareas administrativas.

Las VPNs son un mecanismo para cifrar el tráfico en Internet y disfrazan la identidad en línea de los usuarios. A nivel corporativo, ocultan las operaciones de toda la compañía de manera simultánea, además de que permiten control mediante la supervisión personal de las operaciones que llevan a cabo tus colaboradores en los centros de trabajo en todo momento. Esto dificulta el ataque de terceros y te brinda más claridad sobre los procesos que ocurren en la empresa.

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