Aplicaciones de la firma electrónica y su uso en Sofomes
No cabe duda de que la transformación digital vino a revolucionar no sólo la vida de los individuos, sino también el mundo de los negocios. Hoy la adopción de herramientas tecnológicas en las empresas ya no es una tendencia ni un lujo, sino que ya conforman la canasta básica de todas las compañías, sin importar su tamaño, giro o antigüedad.
Los softwares contables, las plataformas en la nube, la banca electrónica, las tiendas online y la digitalización de archivos son solo algunos ejemplos de las innovaciones que las empresas han implementado para mejorar la eficiencia de sus procesos y aumentar su rentabilidad. Pero hoy queremos hablar de una que ha cambiado la forma de celebrar contratos: la firma electrónica.
¿Qué es la firma electrónica?
Según el artículo 89 del Código de Comercio de nuestro país, la firma electrónica es un conjunto de datos digitalizados y consignados en un mensaje de datos o adjuntados al mismo por cualquier tecnología, y que sirven para identificar a un firmante. En otras palabras, la firma electrónica es un tipo de autenticación que funge como sustitución a la firma manuscrita o autógrafa.
Es importante separar este concepto de la llama firma digital, la cual, es simplemente la firma manuscrita y plasmada sobre un medio digital y si bien no es tan compleja como una firma electrónica, puede tener validez en caso de presentarse alguna querella. Por eso, la recomendación de leer antes de firmar sigue más que vigente, pese a que ahora se haga a través de dispositivos electrónicos
Si bien la firma electrónica ha estada ampara por las leyes mexicanas desde hace algunos años, la pandemia de covid-19 obligó a que los negocios a buscar alternativas pata firmar contratos a distancia y por eso ahora vemos un auge en el uso de la firma electrónica.
Características de la firma electrónica
También, de acuerdo con Código de Comercio, para que una firma electrónica sea válida, debe cumplir con los siguientes requisitos de protección:
- La creación de la firma corresponde exclusivamente al firmante.
- Se debe poder identificar cualquier alteración a la firma una vez realizada.
- Se debe poder comprobar la identidad del firmante.
- El emisor no puede negar la autoría de lo firmado.
- Solamente el firmante puede descifrar el contenido de un documento.
Beneficios de la firma electrónica
- Sirve para autenticar un documento, al asegurar la total integridad de la identidad del firmante.
- Significa un ahorro de costos, ya que se reduce el uso de papel y otras compras relacionadas con este, como plumas, impresoras, tintas, archiveros, etc.
- Supone un ahorro de tiempo, porque al hacer todo el proceso de manera virtual, ninguna de las partes pierde tiempo en el traslado.
- Se logra una mejor organización dentro de las oficinas. Y es que al contar con los archivos en una nube, hay mayor espacio en los escritorios de los trabajadores.
- Optimiza los tiempos de búsqueda de documentos, porque para localizar un papel ya no se requiere ir al archivero; basta con acceder a la nube y ubicar el archivo deseado en cuestión de pocos clics.
- Evitas la pérdida o deterioro de documentos sumamente importantes, ya que gracias a la nube, no se corre el riesgo de perder documentos en archivos, ni por algún accidente, incendio o terremoto.
- Es más cómodo para los clientes firmantes y estos apreciarán el hecho de que no tengan que moverse o incluso viajar sólo para firmar un documento.
- Gracias a la biometría, las firmas electrónicas son sumamente seguras y, por consiguiente, el fraude o el robo de identidad es muy complicado de concretar.
Aplicaciones de la firma electrónica
Existen muchos usos para las firmas electrónicas, pero algunos de los ejemplos más comunes que se han visto en México son:
- Contratos de arrendamiento
- Contratos de trabajo
- Aprobación de propuestas, cotizaciones, compras o presupuestos
- Decisiones de carácter judicial
- Contratos de prestación de servicios
- Documentos de cambios de términos y condiciones de uso
- Bonos, aguinaldos o aumentos de sueldo
- Documentos de cambios de políticas
- Contratos remotos de las Sofomes
La última reforma de las Sofomes
Las Sociedades Financieras de Objeto Múltiple (Sofomes) son sociedades anónimas que, entre otras cosas, dan crédito y diferentes tipos de financiamiento a otras empresas y personas físicas. En otras palabras, son financieras que pueden otorgar desde créditos personales, hasta otros más complejos como los hipotecarios o de autos.
Desde su constitución oficial en 2006, las Sofomes han visto varios cambios en su legislación, y el año pasado se dio a conocer una reforma que les concedía autorización para celebrar contratos de manera remota. Ahora, los clientes de las Sofomes, ya sean personas físicas o morales, pueden firmar contratos de manera remota a través de una firma electrónica.
Cabe mencionar que, durante la pandemia, las Sofomes tenían que llevar a cabo una videollamada y grabarla para validar todo el proceso. Ahora, basta con que los clientes brinden su firma electrónica y su ubicación exacta para que todo el procedimiento sea legal.
Sin duda se trata de un avance que, aunque parece simple, en realidad supone un gran cambio para las instituciones financieras que antes invertían en tiempo, capacitación y recursos de almacenamiento para cumplir con la regulación. Eso sin contar que ahora los clientes exigen alternativas tecnológicas al momento de contratar servicios financieros y se prevé que esta tendencia se convertirá en un habito de consumo permanente en las futuras generaciones.
Es importante destacar que, independientemente del giro de negocio, implementar una firma electrónica conlleva el cumplimiento de una serie de requisitos regulatorios, por lo que es recomendable acercarse a expertos como Biometría Aplicada para que lleven de la mano a tu empresa en este proceso de transformación digital.